منشور پروژه (Project Charter) یک سند رسمی است که در آغاز هر پروژه به‌منظور تعریف اهداف، محدوده، منابع، محدودیت‌ها و ساختار کلی پروژه تهیه می‌شود. این سند به‌عنوان یک راهنمای کلیدی برای تمامی ذینفعان پروژه عمل می‌کند و به مدیر پروژه و تیم‌های اجرایی کمک می‌کند تا بر اساس یک چارچوب روشن و با اطمینان کامل به سوی موفقیت پروژه حرکت کنند.
تعریف منشور پروژه
منشور پروژه به‌طور کلی یک سند اجرایی است که اهداف و منابع یک پروژه را به وضوح تعریف کرده و تایید می‌کند. این سند به‌عنوان مرجعی برای همه اعضای تیم پروژه و ذینفعان آن عمل می‌کند و به آنها این امکان را می‌دهد که درک مشترکی از پروژه داشته باشند. منشور پروژه در واقع به‌عنوان یک “دستور کار” برای پروژه است که در مرحله اولیه و پیش از شروع عملیات اجرایی تهیه می‌شود.
اهمیت منشور پروژه
منشور پروژه (Project Charter) یک سند اساسی در مدیریت پروژه است که نقش حیاتی در موفقیت پروژه ایفا می‌کند. این سند نه تنها نقشه راه پروژه را ترسیم می‌کند بلکه کمک می‌کند تا تمام تیم‌ها و ذینفعان پروژه در راستای اهداف مشترک حرکت کنند. در ادامه، به تفصیل به اهمیت منشور پروژه و مزایای آن پرداخته می‌شود:
شفاف‌سازی اهداف و چشم‌انداز پروژه
منشور پروژه اولین گام برای روشن کردن اهداف کلی پروژه است. با تدوین این سند، تمامی اعضای تیم و ذینفعان به‌طور واضح می‌فهمند که پروژه قرار است چه نتیجه‌ای به‌دست آورد و چه اهدافی را دنبال کند. این شفاف‌سازی نه تنها به جلوگیری از سوءتفاهم‌ها کمک می‌کند بلکه موجب ایجاد تمرکز و هم‌راستایی میان تمام اعضای تیم می‌شود.
- مثال: در یک پروژه توسعه نرم‌افزاری، منشور پروژه می‌تواند اهدافی مانند “توسعه نسخه جدید اپلیکیشن با ویژگی‌های مشخص” یا “تحویل پروژه در مدت زمان مشخص و با رعایت کیفیت” را تعیین کند.
این شفاف‌سازی موجب می‌شود که تمام فعالیت‌ها و تصمیمات در راستای تحقق این اهداف انجام گیرد.
تعیین منابع و مسئولیت‌ها
یکی از ویژگی‌های مهم منشور پروژه، تعیین منابع مختلفی است که برای اجرای پروژه نیاز است. این منابع می‌توانند شامل منابع انسانی، مالی، و زمانی باشند. منشور پروژه با تعیین این منابع و تخصیص آنها به فعالیت‌های مختلف پروژه، به مدیر پروژه و تیم‌ها کمک می‌کند تا مسئولیت‌های خود را به‌وضوح شناسایی کنند. این تقسیم وظایف، از تداخل وظایف و دوباره‌کاری جلوگیری می‌کند و به تیم این امکان را می‌دهد که به‌طور مؤثر و کارآمد به وظایف خود پرداخته و اهداف پروژه را محقق کنند.
- مثال: در یک پروژه ساخت‌وساز، منشور پروژه مشخص می‌کند که تیم مهندسان، پیمانکاران، و منابع مالی چگونه باید برای اجرای بخش‌های مختلف پروژه هماهنگ عمل کنند.
این مشخصات دقیق به مدیر پروژه اجازه می‌دهد که هر قسمت از پروژه را با دقت و منابع کافی پیش ببرد.
توافق ذینفعان
منشور پروژه به‌عنوان یک سند رسمی و قانونی شناخته می‌شود که تایید و توافق تمام ذینفعان پروژه را در بر می‌گیرد. با تایید منشور، ذینفعان مختلف (مانند مشتریان، تامین‌کنندگان، سرمایه‌گذاران و تیم‌های داخلی) متعهد می‌شوند که به اهداف، محدوده، و الزامات پروژه پایبند باشند. این تعهد موجب هم‌راستایی در جهت اهداف پروژه می‌شود و از بروز اختلافات و سوءتفاهم‌ها در طول اجرای پروژه جلوگیری می‌کند.
- مثال: زمانی که همه ذینفعان پروژه، از مدیران ارشد گرفته تا تیم‌های فنی، منشور پروژه را امضا می‌کنند، این نشان می‌دهد که همه آنها به اهداف مشترک اعتقاد دارند و از پروژه حمایت می‌کنند.
این توافقات نه تنها شفافیت ایجاد می‌کند بلکه موجب ایجاد اعتماد و تعهد میان ذینفعان پروژه می‌شود.
راهنما برای تصمیم‌گیری
منشور پروژه به‌عنوان یک مرجع کلیدی در طول اجرای پروژه عمل می‌کند. زمانی که مشکلات یا تغییرات غیرمنتظره‌ای در پروژه به وجود می‌آید، این سند می‌تواند به‌عنوان مبنای اصلی برای تصمیم‌گیری در نظر گرفته شود. برای مثال، در صورتی که بخشی از پروژه نیاز به تغییرات در زمان‌بندی یا تخصیص منابع داشته باشد، می‌توان به منشور پروژه رجوع کرد تا مشخص شود که این تغییرات چگونه با اهداف کلی پروژه همخوانی دارد یا نه.
- مثال: اگر در یک پروژه ساخت یک پل، مشکلات زمین‌شناسی پیش‌بینی‌نشده به وجود بیاید، مدیر پروژه می‌تواند از منشور پروژه برای تصمیم‌گیری در مورد نحوه ادامه پروژه با توجه به منابع و زمان‌بندی موجود استفاده کند.
این مرجع به مدیر پروژه کمک می‌کند تا با درک بهتر از اهداف اصلی، تغییرات لازم را مدیریت کند و از انحراف پروژه از مسیر اصلی جلوگیری نماید.
عناصر اصلی منشور پروژه
منشور پروژه یک سند رسمی است که هدف آن تعریف کلی پروژه، منابع، و الزامات آن است. این سند به‌طور معمول شامل چندین بخش اساسی است که به تیم پروژه، مدیران، و ذینفعان کمک می‌کند تا درک مشترکی از اهداف، منابع، و الزامات پروژه داشته باشند. در ادامه، به تفصیل به هر یک از این بخش‌ها پرداخته می‌شود:
عنوان پروژه
عنوان پروژه اولین و مهم‌ترین بخش منشور پروژه است که باید به‌طور دقیق ماهیت و موضوع پروژه را بیان کند. این عنوان باید واضح، مختصر و مفهومی باشد تا بتواند بدون نیاز به توضیحات بیشتر، به‌راحتی اهداف پروژه را شناسایی کند. انتخاب عنوان مناسب می‌تواند درک درست و سریع از پروژه را برای تیم‌های مختلف فراهم کند و اهمیت پروژه را برای تمامی ذینفعان مشخص کند.
- مثال: “توسعه نرم‌افزار مدیریت موجودی انبار” یا “راه‌اندازی سیستم فروش آنلاین”
این عنوان‌ها به وضوح نشان می‌دهند که پروژه در چه حوزه‌ای است و چه اهدافی را دنبال می‌کند.
هدف پروژه
هدف پروژه بخش حیاتی منشور است که بیانگر دلیل انجام پروژه و اهداف کلی آن است. این بخش توضیح می‌دهد که چرا پروژه مهم است، چه مشکلاتی را حل خواهد کرد و چگونه با استراتژی‌های سازمانی همخوانی دارد. هدف پروژه باید به‌گونه‌ای تدوین شود که همه ذینفعان بتوانند اهداف و مقاصد کلی پروژه را درک کنند.
- مثال: “هدف از این پروژه کاهش زمان پردازش سفارشات مشتریان از ۲۴ ساعت به ۱۲ ساعت است تا به این ترتیب رضایت مشتریان افزایش یابد و فرآیندهای داخلی کارآمدتر شود.”
این هدف روشن می‌کند که پروژه برای بهبود عملکرد و رفع مشکلات موجود برنامه‌ریزی شده است.
محدوده پروژه
محدوده پروژه یکی از مهم‌ترین بخش‌های منشور است که تعیین می‌کند پروژه چه فعالیت‌هایی را دربر می‌گیرد و چه چیزی از آن خارج است. این بخش شامل توضیحاتی درباره تحویل‌ها، مراحل پروژه و هر آنچه که باید انجام شود است. تعریف دقیق محدوده به جلوگیری از تغییرات غیرمنتظره و جلوگیری از گسترش پروژه (Scope Creep) کمک می‌کند.
- مثال: “این پروژه شامل طراحی، توسعه و پیاده‌سازی سیستم جدید برای مدیریت موجودی انبار است، اما فرآیندهای لجستیک و حمل‌ونقل خارج از محدوده پروژه قرار دارد.”
این بخش کمک می‌کند تا تمامی ذینفعان از شروع تا پایان پروژه، از آنچه قرار است انجام شود آگاه باشند.
ذینفعان پروژه
این بخش شامل شناسایی تمام افرادی است که به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم با پروژه در ارتباط هستند یا تحت تأثیر آن قرار خواهند گرفت. این ذینفعان می‌توانند شامل مدیران، تیم‌های داخلی، مشتریان، تأمین‌کنندگان، و حتی سازمان‌های نظارتی باشند. شناسایی ذینفعان پروژه از ابتدا کمک می‌کند تا نیازها و انتظارات آنها به‌درستی مدیریت شود و از بروز مشکلات و اختلافات جلوگیری گردد.
- مثال: “ذینفعان این پروژه شامل تیم فنی داخلی، مدیران بخش‌های مختلف، تأمین‌کنندگان نرم‌افزار و مشتریان نهایی هستند.”
این شناسایی کمک می‌کند تا همه ذینفعان از اهداف و پیشرفت‌های پروژه آگاه باشند و در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت کنند.
مدیر پروژه
مدیر پروژه فردی است که مسئولیت نظارت و هدایت پروژه را بر عهده دارد. این فرد باید از مهارت‌های مدیریتی، رهبری و ارتباطی بالایی برخوردار باشد و بتواند پروژه را در جهت اهداف پیش ببرد. مدیر پروژه باید مسئولیت‌های خود را در قالب منشور پروژه به‌طور واضح بداند و بتواند تیم پروژه را به سمت دستیابی به اهداف هدایت کند.
- مثال: “مدیر پروژه: علی احمدی، مسئول هماهنگی و نظارت بر تمامی فعالیت‌های پروژه، تخصیص منابع، و ارزیابی پیشرفت‌ها خواهد بود.”
این بخش کمک می‌کند تا مسئولیت‌های مدیریتی به‌وضوح مشخص شوند و تیم بداند که چه کسی مسئول نظارت و تصمیم‌گیری است.
زمان‌بندی و مهلت‌ها
زمان‌بندی پروژه بخش مهمی است که به‌طور معمول شامل مدت زمان پیش‌بینی‌شده برای تکمیل پروژه و تاریخ‌های کلیدی آن است. این بخش به مدیر پروژه و تیم‌های مختلف کمک می‌کند تا برنامه‌های خود را بر اساس زمان‌بندی مشخص تنظیم کنند و به‌طور مداوم پیشرفت پروژه را ارزیابی کنند. تاریخ‌های کلیدی می‌توانند شامل تاریخ‌های تحویل محصول، مراحل اصلی پروژه و جلسات بررسی پیشرفت باشند.
- مثال: “تاریخ آغاز پروژه: ۱ اردیبهشت ۱۴۰۴، تاریخ اتمام پیش‌بینی‌شده: ۳۰ آبان ۱۴۰۴”
این زمان‌بندی به‌عنوان نقشه راه برای تمامی اعضای تیم عمل می‌کند.
بودجه و منابع
منشور پروژه باید شامل اطلاعاتی درباره منابع مالی، انسانی و سایر منابع لازم برای انجام پروژه باشد. تخصیص دقیق منابع به مدیر پروژه این امکان را می‌دهد که مطمئن شود منابع کافی برای اجرای موفق پروژه موجود است. این بخش به‌ویژه در پروژه‌های بزرگ و پیچیده اهمیت دارد که نیاز به منابع مختلف دارند.
- مثال: “بودجه کل پروژه: ۵۰۰ میلیون تومان، منابع انسانی: ۱۰ نفر از تیم فنی و ۵ نفر از بخش پشتیبانی، منابع مالی تخصیص یافته به هر بخش مشخص شده است.”
این بخش کمک می‌کند تا منابع به‌طور کارآمد تخصیص یابند و از اتلاف آنها جلوگیری شود.
ریسک‌ها و چالش‌ها
در این بخش، ریسک‌ها و چالش‌های اصلی که ممکن است پروژه با آنها مواجه شود شناسایی و پیش‌بینی می‌شوند. شناسایی زودهنگام ریسک‌ها به تیم پروژه کمک می‌کند تا اقدامات پیشگیرانه و راه‌حل‌های لازم را برای مدیریت این ریسک‌ها در نظر بگیرند. این بخش همچنین می‌تواند شامل تحلیل ریسک و چگونگی مدیریت آنها باشد.
- مثال: “ریسک‌های اصلی: تأخیر در تأمین منابع از تأمین‌کنندگان خارجی، نوسانات قیمت مواد اولیه.”
این شناسایی ریسک‌ها کمک می‌کند تا استراتژی‌های مقابله با چالش‌های مدیریت پروژه به‌درستی تدوین شوند.
معیارهای موفقیت
این بخش شامل معیارهایی است که برای سنجش و ارزیابی موفقیت پروژه پس از اتمام آن استفاده می‌شود. این معیارها می‌توانند شامل اهداف کیفی و کمی، زمان‌بندی پروژه و رضایت مشتریان باشند. تعریف دقیق این معیارها از ابتدا به تیم کمک می‌کند تا بر اساس یک استاندارد مشترک پروژه را ارزیابی کنند.
- مثال: “معیارهای موفقیت: تکمیل پروژه در زمان تعیین‌شده، رعایت بودجه، رضایت ۸۵ درصدی مشتریان نهایی.”
این معیارها به‌طور مشخص تعیین می‌کنند که چه زمانی پروژه موفق بوده است و به هدف‌های خود دست یافته است.
فرآیند تهیه منشور پروژه
تهیه منشور پروژه یکی از مراحل ابتدایی و اساسی در راه‌اندازی هر پروژه است. این فرآیند به‌عنوان سندی رسمی و راهنمایی برای پروژه، نقشه‌راهی برای پیشبرد اهداف و اطمینان از هماهنگی بین تیم‌ها و ذینفعان مختلف فراهم می‌آورد. در این فرآیند، با بررسی نیازها، اهداف، منابع و محدوده پروژه، منشور به‌طور دقیق و مؤثر تدوین می‌شود. مراحل معمول در تهیه منشور پروژه به شرح زیر است:
تحلیل نیازها
اولین گام در تهیه منشور پروژه، تحلیل نیازهای کسب‌وکار یا سازمان است. در این مرحله، باید مشخص شود که چرا پروژه به‌وجود آمده است و چه مشکلات یا فرصت‌هایی را قرار است حل کند. همچنین، اهداف کلی پروژه باید به‌وضوح تعیین شوند تا از همان ابتدا جهت‌گیری کلی پروژه روشن باشد. تحلیل دقیق نیازها کمک می‌کند تا اهداف پروژه به‌طور مؤثری به استراتژی‌های سازمانی ارتباط داده شوند و از انجام پروژه‌های نامربوط یا کم‌اثر جلوگیری شود.
- مثال: شناسایی نیاز به ایجاد یک سیستم نرم‌افزاری برای بهبود مدیریت منابع انسانی، بر اساس مشکلات موجود در سیستم کنونی.
این گام به ایجاد یک درک مشترک از هدف پروژه کمک می‌کند و زمینه‌ساز مراحل بعدی خواهد بود.
شناسایی ذینفعان
ذینفعان پروژه افرادی هستند که به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم با پروژه در ارتباط‌اند و تأثیرات آنها باید در نظر گرفته شود. شناسایی این ذینفعان از همان ابتدا بسیار مهم است چرا که این افراد می‌توانند نظرات و انتظارات خود را برای تدوین منشور پروژه مطرح کنند. علاوه بر این، شناسایی دقیق ذینفعان باعث می‌شود تا تمامی کسانی که باید در فرآیند تصمیم‌گیری و ارزیابی پروژه دخیل باشند، در مراحل مختلف مشارکت کنند.
- مثال: مدیران ارشد، تیم فنی، مشتریان نهایی و تأمین‌کنندگان که نقش حیاتی در روند پروژه دارند.
این مرحله کمک می‌کند تا پروژه به‌گونه‌ای طراحی شود که رضایت تمامی ذینفعان جلب گردد و از مشکلات احتمالی جلوگیری شود.
تعیین اهداف و منابع
پس از شناسایی نیازها و ذینفعان، گام بعدی تعیین دقیق اهداف پروژه و منابع مورد نیاز است. اهداف پروژه باید به‌طور واضح و قابل اندازه‌گیری بیان شوند. علاوه بر این، منابع مالی، انسانی، فنی و زمانی مورد نیاز برای دستیابی به این اهداف باید مشخص شود. تخصیص مناسب منابع به هر بخش از پروژه موجب کارایی و اثربخشی بیشتر در انجام فعالیت‌ها خواهد شد.
- مثال: هدف پروژه “توسعه یک نرم‌افزار مدیریت پروژه” می‌تواند شامل “افزایش بهره‌وری تیم‌ها تا ۳۰ درصد” و “کاهش زمان گزارش‌دهی تا ۴۰ درصد” باشد. منابع شامل تیم فنی، ابزار نرم‌افزاری و بودجه مالی است.
در این مرحله، باید اطمینان حاصل شود که تمامی منابع مورد نیاز برای اجرای پروژه در دسترس است و به‌درستی تخصیص داده می‌شود.
تهیه پیش‌نویس منشور
پس از شناسایی اهداف و منابع، مرحله بعدی تهیه پیش‌نویس منشور پروژه است. این پیش‌نویس باید شامل تمامی اطلاعات مهم مانند اهداف، محدوده پروژه، زمان‌بندی، بودجه، منابع انسانی و دیگر جزئیات اساسی باشد. در این مرحله، معمولاً پیش‌نویس به‌صورت اولیه نوشته شده و به ذینفعان کلیدی ارسال می‌شود تا نظرات و اصلاحات آنها را در نظر بگیرد. هدف از تهیه پیش‌نویس، فراهم آوردن یک طرح اولیه است که بتواند پایه‌گذار مراحل بعدی پروژه باشد.
- مثال: در پیش‌نویس منشور، تمام اهداف پروژه، مراحل اجرایی، تیم‌ها و مسئولیت‌های هر یک، زمان‌بندی‌ها و بودجه برآورد شده مشخص می‌شود.
تهیه پیش‌نویس دقیق و شفاف، کمک می‌کند تا هیچ‌گونه ابهام یا سردرگمی در مراحل بعدی پروژه وجود نداشته باشد.
بازبینی و تأیید
در این مرحله، پیش‌نویس منشور باید توسط ذینفعان کلیدی بازبینی و تأیید شود. این ذینفعان شامل مدیران ارشد، اعضای تیم پروژه و دیگر افرادی هستند که تأثیر مستقیم بر اجرای پروژه دارند. بازبینی منشور امکان شناسایی هرگونه اشتباه، ابهام یا نقص در پیش‌نویس را فراهم می‌کند. پس از انجام اصلاحات لازم، منشور نهایی به تأیید می‌رسد و به‌عنوان سند رسمی پروژه شناخته می‌شود.
- مثال: پس از بررسی پیش‌نویس، ذینفعان ممکن است پیشنهاد دهند که زمان‌بندی پروژه تعدیل شود یا منابع مالی بیشتری تخصیص یابد. پس از اعمال این تغییرات، منشور برای تأیید نهایی ارسال می‌شود.
تأیید منشور پروژه به‌عنوان یک مرحله نهایی، نشان‌دهنده این است که تمامی ذینفعان توافق خود را با اهداف، منابع، و زمان‌بندی پروژه اعلام کرده‌اند.
نکات مهم در ایجاد منشور پروژه
در ادامه نکات مهم در ایجاد منشور پروژه می‌توان به موارد زیر نیز اشاره کرد:
- شفافیت در ارتباطات: منشور پروژه باید به‌گونه‌ای تهیه شود که تمامی ذینفعان، چه داخلی و چه خارجی، درک مشترکی از اهداف و انتظارات پروژه داشته باشند. این کار به پیشگیری از هرگونه سوءتفاهم کمک می‌کند.
- تعیین محدودیت‌ها: یکی از بخش‌های حیاتی منشور، شناسایی محدودیت‌های پروژه است. این محدودیت‌ها می‌توانند شامل زمان، منابع، بودجه، یا محدودیت‌های فنی باشند که باید قبل از شروع پروژه شفاف‌سازی شوند.
- توافق در مورد اولویت‌ها: منشور پروژه باید اولویت‌ها را برای ذینفعان مشخص کند. به این معنی که باید به وضوح بیان شود که کدام اهداف و فعالیت‌ها باید بیشتر مورد توجه قرار گیرند و چه کارهایی ممکن است در صورت مواجهه با محدودیت‌ها به تعویق بیفتند.
- هم‌راستایی با اهداف سازمانی: منشور پروژه باید به وضوح نشان دهد که چگونه پروژه با اهداف کلان سازمان یا کسب‌وکار هم‌راستا است. این امر موجب می‌شود که ذینفعان و اعضای تیم پروژه از اهمیت و تاثیر پروژه در سطح کلان آگاه شوند.
- استانداردها و روش‌ها: در منشور پروژه باید استانداردها و روش‌های اجرایی مشخص شود تا تمامی اعضای تیم با یک چارچوب مشخص برای پیشبرد پروژه عمل کنند. این امر باعث می‌شود که فرآیندها از یک نظم و انسجام برخوردار باشند.
- مدیریت تغییرات: هر پروژه ممکن است با تغییرات غیرمنتظره مواجه شود. بنابراین، منشور باید فرآیندی برای مدیریت تغییرات در پروژه مشخص کند. این فرآیند باید به‌گونه‌ای طراحی شود که تغییرات به صورت سیستماتیک و کنترل‌شده مدیریت شوند.
- قابلیت پیگیری و ارزیابی: منشور پروژه باید معیارهایی برای ارزیابی و پیگیری پیشرفت پروژه تعیین کند. این معیارها به مدیر پروژه کمک می‌کند تا در طول اجرای پروژه وضعیت پیشرفت را مورد ارزیابی قرار دهد و در صورت نیاز، اقدامات اصلاحی را انجام دهد.
با رعایت این نکات، منشور پروژه می‌تواند به عنوان یک ابزار حیاتی برای هدایت و مدیریت پروژه‌ها عمل کند و زمینه موفقیت آنها را فراهم آورد.
چالش‌ها و مشکلات در تهیه منشور پروژه
تهیه منشور پروژه با چالش‌هایی همراه است. از جمله این چالش‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- نقص اطلاعات: در برخی مواقع، اطلاعات کافی برای تعیین دقیق اهداف یا منابع پروژه وجود ندارد.
- توافقات ناقص: گاهی اوقات ذینفعان مختلف به‌طور کامل بر سر اهداف و محدوده پروژه به توافق نمی‌رسند.
- پیش‌بینی نادرست ریسک‌ها: شناسایی دقیق ریسک‌ها و چالش‌ها در ابتدای پروژه ممکن است دشوار باشد، به‌ویژه برای پروژه‌های پیچیده و بلندمدت.
اهمیت منشور پروژه در موفقیت پروژه
- رشد آگاهی و درک مشترک: منشور پروژه باعث می‌شود که تمامی اعضای تیم و ذینفعان یک درک مشترک از اهداف، فرآیندها، و انتظارات پروژه داشته باشند. این درک مشترک به اعضای تیم این امکان را می‌دهد که به‌طور هماهنگ و با هدفی مشخص به کار خود ادامه دهند.
- تعیین مسیر روشن: منشور پروژه به‌عنوان نقشه‌راهی برای تیم پروژه عمل می‌کند. با داشتن یک سند واضح و جامع، تیم پروژه می‌تواند از همان ابتدا متوجه شود که چه اقداماتی باید انجام شود و به چه اهدافی باید دست یابد. این امر باعث می‌شود که هیچ مرحله‌ای از پروژه بدون توجه باقی نماند.
- مدیریت منابع بهینه: با توجه به شفافیت اهداف و محدوده پروژه در منشور، منابع (مالی، انسانی و زمانی) به‌طور بهینه تخصیص داده می‌شوند. این امر از اتلاف منابع جلوگیری کرده و بهره‌وری پروژه را افزایش می‌دهد.
- کاهش ریسک‌ها: منشور پروژه با شناسایی ریسک‌های ممکن و چالش‌ها در مراحل اولیه، به تیم پروژه این امکان را می‌دهد که برای آنها برنامه‌ریزی کرده و از وقوع مشکلات جدی در طول اجرای پروژه جلوگیری کنند. همچنین، منشور به تیم این فرصت را می‌دهد که برای پیشگیری از ریسک‌های احتمالی، راهکارهایی پیش‌بینی کنند.
- پیشگیری از تغییرات غیرضروری: منشور پروژه به‌عنوان سند رسمی، محدوده و اهداف پروژه را مشخص می‌کند. این امر از ایجاد تغییرات غیرضروری یا اضافی جلوگیری کرده و پروژه را از انحراف از مسیر اصلی دور می‌سازد.
- استانداردسازی فرآیندها: منشور پروژه با تعیین استانداردها و روش‌های کاری، به اعضای تیم کمک می‌کند که همگی به یک شیوه‌ی مشابه و با کیفیت بالا عمل کنند. این استانداردها باعث هماهنگی در تمامی فعالیت‌ها شده و از ایجاد مشکلات مربوط به تفاوت در عملکرد جلوگیری می‌کند.
- تعهد ذینفعان و حمایت از پروژه: با تدوین منشور پروژه و تایید آن توسط تمامی ذینفعان کلیدی، تعهد آنها به اهداف و محدودیت‌های پروژه به‌طور رسمی ثبت می‌شود. این تعهد باعث می‌شود که ذینفعان از پروژه حمایت کرده و منابع و امکانات لازم برای اجرای پروژه را تأمین کنند.
در نتیجه، منشور پروژه به‌عنوان یک سند رسمی و بنیادین برای پروژه‌ها اهمیت زیادی دارد و در صورت تدوین صحیح و تاییدشده، می‌تواند به‌طور مؤثری به موفقیت پروژه کمک کند.
نتیجه‌گیری
منشور پروژه یکی از اساسی‌ترین و مهم‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه است که باعث تعریف دقیق اهداف، محدوده و منابع پروژه می‌شود. با تهیه منشور پروژه، مدیر پروژه و تیم اجرایی می‌توانند با یک دیدگاه مشترک به سوی موفقیت حرکت کنند. این سند، علاوه بر اینکه به‌عنوان راهنمای پروژه عمل می‌کند، به‌عنوان ابزاری برای مدیریت ریسک‌ها، تصمیم‌گیری و ارزیابی پیشرفت پروژه نیز شناخته می‌شود.
